Conditions d'abonnement DocThours

Version 2026-10, en vigueur le 9 octobre 2026.

1. Parties et objet

1.1. Les présentes conditions régissent l'accès au logiciel de planification en ligne DocThours (le « Service »), fourni par David Vandervaeren, entreprise en personne physique, Clos des Essarts 13, 1150 Woluwe-Saint-Pierre, Belgique, BCE et TVA BE 0745.347.307, contact@docthours.com (le « Fournisseur »), à l'hôpital ou au service hospitalier qui l'utilise (le « Client »).

1.2. Le contrat se compose des présentes conditions, de l'accord de traitement des données en annexe et du prix communiqué par écrit au Client. Les conditions générales du Client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit du Fournisseur.

1.3. Le Client accepte les présentes conditions en commençant l'essai ou en utilisant le Service, après en avoir reçu le lien. La version applicable est celle publiée sur cette page à la date de l'acceptation ; les versions antérieures sont disponibles sur demande.

2. Le Service

2.1. DocThours permet au Client de décrire ses postes et ses règles, de collecter les souhaits et absences de ses membres, de générer un planning, de le publier et de le modifier.

2.2. Le planning généré est une proposition. Le Client configure les règles, vérifie le planning et le publie sous sa propre responsabilité. Le respect des obligations légales et conventionnelles relatives au temps de travail, notamment la loi du 12 décembre 2010, dépend des règles que le Client active et paramètre. Le Fournisseur ne garantit pas qu'un planning respecte une règle que le Client n'a pas configurée.

2.3. Le Fournisseur fait évoluer le Service. Il ne retire pas une fonctionnalité essentielle utilisée par le Client sans le prévenir au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut alors résilier sans préavis.

3. Essai gratuit

3.1. Le Service est d'abord fourni gratuitement pendant trois mois (l'« Essai »), sauf autre durée convenue par écrit.

3.2. Pendant l'Essai, chaque partie peut y mettre fin à tout moment, par simple email, sans frais.

3.3. À la fin de l'Essai, l'abonnement payant commence quand le Client confirme par écrit (un email suffit) qu'il poursuit. Sans confirmation, le Fournisseur peut suspendre l'accès ; l'article 10 s'applique alors.

4. Prix et paiement

4.1. Le prix est celui communiqué par écrit par le Fournisseur au Client, avant ou pendant l'Essai. Il précise s'il s'entend hors TVA ou TVA comprise.

4.2. Le Fournisseur facture au début de chaque période, mensuellement sauf autre périodicité convenue. Les factures sont payables à 30 jours.

4.3. Le prix peut être indexé une fois par an, au 1er janvier, selon l'indice santé, au plus tôt 12 mois après le début de l'abonnement payant. Le Fournisseur peut en outre modifier son prix moyennant un préavis de 60 jours par email ; le Client qui refuse peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur du nouveau prix.

4.4. En cas de retard de paiement, les intérêts et l'indemnité prévus par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales sont dus de plein droit.

4.5. Si une facture reste impayée 15 jours après une mise en demeure par email, le Fournisseur peut suspendre l'accès au Service jusqu'au paiement. Les données ne sont pas effacées pendant la suspension.

5. Durée et résiliation

5.1. L'abonnement payant est conclu pour une durée indéterminée.

5.2. Chaque partie peut le résilier par email avec un préavis d'un mois, prenant effet à la fin d'une période facturée. Les sommes payées pour une période entamée ne sont pas remboursées.

5.3. En cas de manquement grave, l'autre partie peut résilier sans préavis si le manquement n'est pas corrigé 30 jours après une mise en demeure.

5.4. Si le Fournisseur cesse d'exploiter DocThours, il en informe le Client au moins trois mois à l'avance ; l'article 10 s'applique et les sommes payées pour la période qui suit la cessation sont remboursées.

6. Obligations du Fournisseur

6.1. Le Fournisseur met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service soit disponible et fonctionne correctement. Il ne garantit pas une disponibilité permanente ; les maintenances ont lieu autant que possible hors des heures de bureau.

6.2. Il corrige les anomalies du Service sans frais.

6.3. Il assure un support par email les jours ouvrables et répond dans un délai raisonnable, en principe sous deux jours ouvrables.

6.4. Il effectue des sauvegardes régulières des données, conservées dans l'Union européenne.

7. Obligations du Client

7.1. Le Client désigne au moins un gestionnaire, garde les identifiants confidentiels et retire l'accès des personnes qui quittent le service.

7.2. Il vérifie le planning avant de le publier (article 2.2) et l'exactitude des données qu'il encode.

7.3. Comme responsable du traitement, il informe ses membres de l'utilisation de DocThours pour le planning.

7.4. Il n'utilise le Service que pour planifier son personnel, ne tente pas d'en contourner la sécurité et ne le revend pas.

8. Propriété intellectuelle

8.1. Le logiciel DocThours, son code, sa présentation et sa documentation restent la propriété du Fournisseur. Le Client reçoit un droit d'utilisation non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat.

8.2. Les données encodées par le Client et ses membres restent la propriété du Client. Le Fournisseur ne les utilise que pour fournir le Service, conformément à l'annexe.

8.3. Le Fournisseur peut intégrer librement au Service les suggestions d'amélioration du Client.

8.4. Le Fournisseur peut établir, à partir de l'utilisation du Service, des statistiques agrégées et anonymisées (qui ne permettent d'identifier ni une personne ni le Client) et les utiliser pour améliorer le Service.

9. Responsabilité

9.1. La responsabilité totale du Fournisseur, toutes causes confondues, est limitée au montant payé par le Client au cours des 12 mois précédant le fait dommageable. Pendant l'Essai gratuit, le Fournisseur ne répond que de son dol ou de sa faute intentionnelle.

9.2. Le Fournisseur ne répond pas des dommages indirects (perte d'exploitation, frais de remplacement de personnel, atteinte à l'image), ni des conséquences d'un planning publié sans vérification ou fondé sur des règles ou des données erronées encodées par le Client.

9.3. Ces limites ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute intentionnelle, ni aux obligations que la loi interdit de limiter.

9.4. Aucune partie ne répond d'un manquement dû à un cas de force majeure, y compris une panne d'un prestataire d'hébergement ou de télécommunication indépendante de la volonté du Fournisseur.

9.5. Toute réclamation relative au Service doit être introduite dans les 12 mois du fait qui la fonde.

10. Fin du contrat et données

10.1. À la fin du contrat ou de l'Essai, le Client peut exporter ses plannings et desiderata depuis le Service. À sa demande, le Fournisseur lui remet en plus, une fois et sans frais, une copie complète de ses données dans un format courant, dans les 30 jours. Toute autre extraction fait l'objet d'un devis.

10.2. Trente jours après la fin, le Fournisseur efface ou anonymise définitivement les données du Client, sauf obligation légale de conservation.

10.3. Les copies présentes dans les sauvegardes sont effacées au plus tard 90 jours après la fin.

11. Confidentialité et références

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre, pendant le contrat et cinq ans après. Le Fournisseur peut mentionner le nom du Client parmi ses utilisateurs, sauf opposition du Client par email ; il n'utilise son logo ou un témoignage qu'avec son accord écrit.

12. Modification des conditions

Le Fournisseur peut modifier les présentes conditions pour une raison valable (évolution légale, du Service ou de ses prestataires). Il prévient le Client par email au moins 30 jours avant ; si le Client refuse, il peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur. Le prix ne change que selon l'article 4.3 ou d'un commun accord écrit.

13. Dispositions finales

13.1. Le contrat est soumis au droit belge.

13.2. Les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux de Bruxelles sont compétents.

13.3. Si une clause est nulle, les autres restent applicables.

13.4. Le Fournisseur peut céder le contrat à une société qu'il contrôle, moyennant simple information du Client. Le Client ne peut le céder qu'avec l'accord écrit du Fournisseur.

13.5. Les notifications se font par email, aux adresses utilisées par les parties dans leurs échanges.

13.6. Seule la version française fait foi.

Annexe : accord de traitement des données

Entre le Client, responsable du traitement, et le Fournisseur, sous-traitant, en application de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

1. Objet

Le Fournisseur traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, uniquement pour fournir le Service. La description du traitement figure en annexe 1.

2. Instructions

2.1. Le Fournisseur ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Les présentes conditions et l'usage normal du Service par les gestionnaires du Client constituent ces instructions.

2.2. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, le Fournisseur en informe le Client sans tarder.

2.3. Le Fournisseur n'utilise pas les données à ses propres fins, ne les vend pas et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

3. Confidentialité

Seul David Vandervaeren a accès aux données, dans la mesure nécessaire au Service (maintenance, support, correction d'anomalies). Il est tenu à la confidentialité. Toute personne qui l'assisterait serait tenue à la même obligation par écrit.

4. Sécurité

Le Fournisseur applique les mesures décrites en annexe 3 et les adapte à l'évolution des risques.

5. Accès pour assistance

Pour le support, le Fournisseur peut consulter le Service avec les droits d'un utilisateur du Client. Chaque accès est journalisé (début, fin, compte concerné) et limité à deux heures. Le Client peut obtenir la liste de ces accès sur demande.

6. Sous-traitants ultérieurs

6.1. Le Client autorise les sous-traitants ultérieurs listés en annexe 2.

6.2. Le Fournisseur informe le Client par email au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable lié à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier sans frais.

6.3. Le Fournisseur impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes et reste responsable envers le Client de leur respect.

7. Localisation

Les données sont hébergées et sauvegardées dans l'Union européenne. Aucun transfert hors de l'Espace économique européen n'a lieu sans accord écrit préalable du Client et sans garanties conformes au chapitre V du RGPD.

8. Assistance au Client

Le Fournisseur aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (il transmet au Client celles qu'il reçoit directement, sans y répondre lui-même), à réaliser une analyse d'impact en lui fournissant les informations utiles sur le Service, et à respecter ses obligations de sécurité et de notification.

9. Violation de données

Le Fournisseur notifie au Client toute violation de données à caractère personnel le concernant dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et de données concernées, conséquences probables, mesures prises ou proposées. Il complète ces informations au fur et à mesure.

10. Fin du traitement

À la fin du contrat, le Fournisseur restitue et efface les données selon l'article 10 des conditions. Il confirme l'effacement par écrit sur demande.

11. Audit

11.1. Le Fournisseur met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, notamment en répondant à un questionnaire de sécurité une fois par an.

11.2. Un audit sur place n'a lieu que si ces informations sont insuffisantes, après une violation de données ou à la demande d'une autorité de contrôle. Il est mené par un auditeur tenu au secret, avec un préavis de 30 jours, sans perturber le Service ; le Client en supporte les frais, y compris le temps consacré par le Fournisseur, à un tarif horaire communiqué à l'avance.

12. Durée

Le présent accord s'applique aussi longtemps que le Fournisseur traite des données pour le Client, Essai gratuit compris.

Annexe 1 : description du traitement

Annexe 2 : sous-traitants ultérieurs

Annexe 3 : mesures de sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS/TLS, HSTS) ; cookies de session sécurisés.
• Mots de passe stockés sous forme hachée ; verrouillage progressif après des échecs de connexion.
• Cloisonnement des données par service et contrôle des droits côté serveur.
• Journal des actions sensibles conservé 24 mois ; journalisation de chaque accès d'assistance.
• Serveur maintenu à jour ; accès administrateur réservé au Fournisseur, par clé.
• Sauvegardes quotidiennes sur le serveur et copie sur un stockage du Fournisseur en Belgique, chiffré.